Sistem Kearsipan

Minggu, 05 Juni 2016

Penyimpanan Arsip Sistem Nomor

Penyimpanan Arsip Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan
kode angka/nomor. Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan yakni.

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit.

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank, Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lain semacamnya.
Contoh:

Sekolah : Nomor Induks Sekolah
Perguruan Tinggi : Nomor Induk Mahasiswa
PLN : Nomor Rekening Listrik
Rumah Sakit : Nomor Identitas Pasien

Seperti dijelaskan diatas bahwa penyimpanan arsip dengan sistem nomor menggunakan penyimpanan dengan metode nomor tertentu, berikut akan dijelaskan metode-metode tersebut.

Number Filing System

1. Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey

Filing sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey. Sistem ini disebut juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9. Untuk menyusun arsip dengan sistem nomor kita perlu membuat daftar klasifikasi, daftar klasifikasi ini adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor/perusahaan.

Membuat daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja. Masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu, pengelompokan nama masalah harus benar-benar teliti, sehingga semua masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi.
Contoh daftar klasifikasi nomor Dewey.

Masalah utama Sub Masalah Sub-sub Masalah
000 Organisasi
100 Kepegawaian
100 Upah
110 Cuti
110 Cuti Melahirkan
111 Cuti Sakit
112 Cuti Tahunan
200 Keuangan
200 Kredit
210 Pajak
210 Pajak Motor
211 Pajak Mobil
212 PBB
213 PPH

Setelah membuat daftar klasifikasi, hal berikutnya dalam penyimpanan kearsipan adalah mempersiapkan peralatan dan perlengkapan. Berikut ini adalah jenis perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam sistem Dewey.
1. Filing cabinet
Diperlukan 10 Laci filing cabinet, kode laci ini sebagai penunjuk masalah utama. Kode laci ini berurutan sebagai berikut.
Laci 1 Kodenya 000
Laci 2 Kodenya 100
Laci 3 Kodenya 200
Laci 4 Kodenya 300
Laci 5 Kodenya 400
Laci 6 Kodenya 500
Laci 7 Kodenya 600
Laci 8 Kodenya 708
Laci 9 Kodenya 800
Laci 10 Kodenya 900

2. Guide
Setiap masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Maka apabila ada 10 masalah utama berarti ada 100 sub masalah. Oleh karena itu dibutuhkan pula guide sebanyak 100 buah. Untuk Kode guidenya sendiri dapat dilihat sebagai berikut.
Guide 1 Kodenya 000
Guide 2 Kodenya 010
Guide 3 Kodenya 020
Guide 4 Kodenya 030
Guide 5 Kodenya 040
Guide 6 Kodenya 050
Guide 7 Kodenya 060
Guide 8 Kodenya 070
Guide 9 Kodenya 080
Guide 10 Kodenya 090

3. Hanging Folder
Setiap sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Jika ada 100 sub masalah berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder. Hanging folder ini terletak dibelakang guide. Pada guide 010, terdapat 10 hanging folder yang berkode sebagai berikut.
Hanging folder 1 Kodenya 010
Hanging folder 2 Kodenya 011
Hanging folder 3 Kodenya 012
Hanging folder 4 Kodenya 013
Hanging folder 5 Kodenya 014
Hanging folder 6 Kodenya 015
Hanging folder 7 Kodenya 016
Hanging folder 8 Kodenya 017
Hanging folder 9 Kodenya 018
Hanging folder 10 Kodenya 019

d. Kartu indeks
Kartu indeks digunakan untuk mencatat setiap surat yang disimpan.

e. Rak sortir
Jumlah rak sortir disesuaikan dengan kebutuhann.

Setelah peralatannya sudah tersedia, maka langkah selanjutnya adalah penyimpanan dengan menggunakan sistem ini, prosedurnya adalah sebagai berikut.

Memeriksa berkas. Tahap ini dilakukan dengan memeriksa tanda-tanda perintah penyimpanan arsip, apakan ada tanda 'dep', simpan, dan lain sebagainya.
Mengindeks, mengindeks dilakukan dengan cara melihat masalah surat tersebut kemudian mencocokan dengan daftar klasifikasi nomor Dewey yang sudah kita buat tadi Jangan lupa untuk membuat kartu indeksnya.
Mengode, memberi kode pada surat dengan nomor klasifikasi Dewey. Contoh: Masalah cuti melahirkan berkode 111.6. Saat memasukan surat ke folder, petugas harus melihat surat ini merupakan surat yang keberapa. Jika di folder sudah ada 6 surat, berarti surat ini merupakan surat yang ke 7. Sehingga kode surat menjadi 111.6 (surat dimulai dari kode 0 sebagai urutan 1).
Menyortir, kegiatan ini dilakukan jika jumlah surat sudah banyak.
Menempatkan, tempatkanlah surat di dalam laci berkode 100, dibelakang guide berkode 110, di dalam hanging folder berkode 111, surat urutan ke 7 dari belakang.

Sedangkan untuk prosedur penemuan kembali menggunakan sistem nomor dewey ini adalah sebagai berikut

Jika kode surat yang akan dicari sudah di ketahui, maka langsung cari saja pada tempat penyimpanannya.
Contoh: Arman akan mencari surat berkode 245.1. Maka ia akan mencari pada laci berkode 200, dibelakang guide berkode 240, dalam hanging folder 345, urutan surat ke 2 (2+1).
Ambil surat dari folder dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.
Sedangkan jika tidak mengetahui surat yang akan dicari, maka pergilah ke cardex untuk melihat kartu indeks. kemudian lihatlah kodenya dan carilah seperti cara yang diatas.

2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)

Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor.

Buku Nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat deberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5 surat, maka belum ditulis pada buku nomor, surat diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti file Campuran.

Untuk daftar klasifikasi nomor seri adalah sebagai berikut.

1 - 100 (kode laci)

1 - 10 (kode guide

11 - 20

11 (kode hanging folder)

20
101 - 200

Untuk jenis-jenis peraelatan dan perlengkapan yang digunakan adalah sebagai berikut.
a) Filing cabinet
Satu laci filing cabinet dapat menampung sampai sebanyak 5.000 surat. Namun untuk mempermudah menyimpan dan mengambil arsip sebagiknya diisi dengan 3.500-4000 arsip. Berarti untuk menyimpan 10.000 surat diperlukan 3 laci filing cabinet (satu filing cabinet berlaci 3).

b) Guide
Guide diperlukan sebagai pembatas, dibelakang guide ditempatkan beberapa folder, kurang lebih sepuluh folder. Satu folder berisi 25 lembar surat, berarti satu laci memuat 150 folder. Sehingga diperlukan 10 guide setiap laci.

c) Hanging Folder
Satu laci butuh sekitar 150 hanging folder. Berarti dibutuhkan sekitar 450 hanging folder untuk menyimpan arsip sebanyak 10.000 lembar.

d) Kartu Indeks
Kartu indeks dibuat sebanyak jumlah nama koresponden dari arsip yang disimpan. Jika jumlah surat dari satu koresponden sudah lebih dari 5, maka kode surat pada kartu indeks ditulis dengan kode nomor, tetapi jika belum diberi kode C.

e) Buku Nomor
Perhatikan buku nomor berikut

Tanggal Nama Nomor File
10 Januari 2013 Muhammad Galih Prasetyo 100
15 Februari 2013 Muhammad Aryo Wibisono 101
25 Maret 2013 Adinda Nur Aisyah 102

Setelah peralatan untuk sistem ini tersedia maka langkah selanjutnya cara menyimpan arsip dengan sistem nomor seri ini adalah sebagai berikut.
a) Memeriksa Berkas
b) mengindeks
Tentukan nama koresponden dari surat/arsip yang akan disimpan, kemudian indeks sesuai peraturan mengindeks. Kemudian lihat kartu indeks nama tersebut pada laci cardex.
Setelah melihat kartu indeks akan menghasilkan tiga kemungkinan yaitu

Jika kartu indeksnya belum ada berarti arsip tersebut adalah koresponden baru, sehingga perlu dibuat kartu indeksnya dan diberi kode C.
Jika indeksnya ada dan berkode C, berarti nama tersebut jumlah arsipnya masih kurang dari 5 dan disimpan pada map campuran. Tidak perlu dibuatkan kartu indeks. Bila jumlahnya lebih dari 5 surat, maka arsip tersebut dikeluarkan dari map campuran dan ditempatkan pada map individu dan diberi kode nomor, kode C pada karu indeks dicoret dan diganti dengan kode nomor.
Jika karu indeksnya ada dan bernomor, berarti arsip tersebut sudah lebih dari 5 surat dan berada pada map individu. Tidak perlu dibuatkan kartu indeksnya lagi.

c) Mengkode

Beri surat sesuai dengan nomor pada buku nomor. Atau kode C, jika jumlahnya belum mencapai 5.

d) Mensortir

Kegiatan ini dilakukan jika surat dalam jumlah yang banyak.

e) Menempatkan

Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode. Jika arsip berkode C, maka ditempatkan pada laci berkode C (Campuran). Tetapi jika kodenya adalah nomor, berarti ditempatkan pada laci yang berkode sesuai dengan nomor surat.

Contoh:

Arsip atas nama Ari Junaedi akan disimpan dengan sistem nomor seri. Maka herlina sebagai petugas arsip melakukan langkah-langkah berikut.

Mengindeks nama Ari Junaedi menjadi Junaedi, Ari.
Mengkode nama tersebut menjadi Ju.
Mencari pada karut indeks pada laci kode J, dibelakang guide Ju.
Lihat kode pada kartu indeks (kode 208).
Beri kode pada surat dengan kode 208.
Tempatkan arsip pada laci berkode 151-300, dibelakang guide 201-210, didalam hanging folder berkode 208, dan ditempatkan paling depan.

Untuk menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem ini, maka dapat dilakukan langkah sebagai berikut.

Cari kode nomor arsip tersebut jika sudah diketahui. Jika belum, dapat dilihat pada kartu indeks berapa nomor yang dimaksud.
cari arsip tersebut pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode nomor arsip tersebut.
Ambil arisp dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
Berikan pada peminjam arsip berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

3) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem terminal digit adalah sistem penyimpanan dan penemuan berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip dimulai pada nomor 0000 (4 digit), sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan.

Untuk paham sistem ini diperlukan konsentrasi yang tinggi, karena sistem ini sulit dipahami

jika pertama kali membaca. Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 2 - 3 nomor.

Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan pada sistem nomor terminal digit ini adalah sebagai berikut.

a) Filing Cabinet

Diperlukan 10 laci filing cabinet yang berkode

Laci 1 kodenya 00 - 09

Laci 2 kodenya 10 - 19

Laci 3 kodenya 20 - 29

Laci 4 kodenya 30 - 39

Laci 5 kodenya 40 - 49

Laci 6 kodenya 50 - 59

Laci 7 kodenya 60 - 69

Laci 8 kodenya 70 - 79

Laci 9 kodenya 80 - 89

Laci 10 kodenya 90 - 99

b) Guide

Setiap laci terdiri dari 10 Guide. Jika 10 laci berarti dibutuhkan 100 guide. Laci yang berkode 00-09, terdapat 10 guide yang berkode sebagai berikut.

Guide 1 kodenya 00

Guide 2 kodenya 01

Guide 3 kodenya 02

Guide 4 kodenya 03

Guide 5 kodenya 04

Guide 6 kodenya 05

Guide 7 kodenya 06

Guide 8 kodenya 07

Guide 9 kodenya 08

Guide 10 kodenya 09

c) Hanging Folder

Di belakang guide terdapat 10 hanging folder. Jika ada 100 guide berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder.

Guide yang berkode 00, terdapat hanging folder yang berkode sebagai berikut.

Hanging folder 1 kodenya 00/0

Hanging folder 2 kodenya 00/1

Hanging folder 3 kodenya 00/2

Hanging folder 4 kodenya 00/3

Hanging folder 5 kodenya 00/4

Hanging folder 6 kodenya 00/5

Hanging folder 7 kodenya 00/6

Hanging folder 8 kodenya 00/7

Hanging folder 9 kodenya 00/8

Hanging folder 10 kodenya 00/9

d) Kartu indeks
Setiap surat yang disimpan dibuatkan kartu indeksya

e) Buku Arsip
Buku arsip adalah yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang akan disimpan sebagai arsip.
contoh.

NO. Tanggal Simpan Caption/Judul No. Surat Hal. Surat Ket.
0000 2 Jan 2014 Andika - Lamaran kerja -
0001 7 Jan 2014 PT Agung 3/B/1/14 Tagihan -
0002 3 Feb 2014 CV Aria 4/C/1/14 Tagihan -

Untuk menyimpan arsip sistem nomor dapat dilakukan sebagai berikut.

a) Memeriksa Berkas
Berkas diperiksa tanda-tanda perintah penyimpanannya

b) Mengindeks
Mengindeks dalam sistem terminal digit adalah membagi nomor arsip yang berasal dari buku arsip beberapa unit untuk menunjukkan letak/posisi dimana surat tersebut disimpan.
Jadi arsip yang akan disimpan terlebih dahulu dicatat dalam buku arsip untuk mendapatkan nomor urut penyimpanan yang sekaligus juga sebagai kode surat. Disamping itu jangan lupa dibuatkan kartu indeksnya.
Contoh kode surat 0456
Kode surat pada kartu indeks memiliki arti sebagai berikut.
Unit I
Diambil dua angka dari urutan paling akhir (56), artinya menyatakan nomor laci (50-59) dan nomor guide (56).

Unit II
Satu angka setelah unit ke satu (4), artinya menyatakan urutan folder yang tersimpan dalam laci (56/4).

Unit III
Semua angka setelah unit 1 dan 2 (0), artinya menyatakan urutan warkat yang ada dalam folder +1.

Berarti warkat yang berkode 0456, dapat kita simpan pada laci berkode 50-59, guide 56, hanging folder 56/4, pada urutan surat ke 1.

c) Mengkode
Menentukan kode berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Jika surat terakhir yang disimpan sudah mencapai nomor 1000, maka surat selanjutnya bernomor urut 1001, sehingga kode nomor surat tersebut 1001.

d) Mensortir
Dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.

e) Menempatkan
Tempatkan arsip pada tempat penyimpanan yang sesuai dengan kode surat dan indeks dalam sistem terminal digit.

Untuk prosedur penemuan kembali dapat dilakukan dengan cara berikut ini.

Tentukan kode surat yang ingin dicari
jika kode surat diketahui maka langsung ke tempat penyimpanan, tetapi jika kode surat tidak diketahui maka merujuklah pada kartu indeks.
cari arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan ketentuan pemberian kode.
ambil arsip jika sudah ditemukan, dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
berikan kepada peminjam arisp berikut dengan lembar pinjam arsip (lembar 2)
simpan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file.

-----------------------

Daftar Pustaka

Modul Kearsipan, Sri Endang, DKK. Erlangga

Mengelola Sistem Kearsipan, Dewi Anggrawati, Armico

Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Peyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.

Menurut The Liang Gie : Penggolongan menurut waktu adalah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada setiap warkat.

Menurut Anhar : System Kronologis adalah suatu system kearsipan dengan menyimpan surat atau dokumen berdasarkan hari, bulan, atau tahun. Tanggal yang dijadikan kode surat tanggal pembuatan surat atau tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan surat

Kelebihan Sistem Kronologis yaitu :
1. Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo
2. Sangat mudah diterapkan.
3. Sederhana

Kekurangan Sistem Kronologis
1. Tidak cocok untuk organisasi besar
2. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembi arsip apabila peninjam menyebutkan masalah / perihal arsip tersebut
3. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan
4. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkansystem ini
5. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.

Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun masehi, (dimulai dari januari, februari, sampai dengan desember), dan jumlah tanggl pada setiap bulannya (terdiri 28-31 hari).

Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari:

Tahun (tanggal utama) sebagai kode laci

Bulan (sub tanggal) sebagai kode guide

Tanggal (sub-sub tanggal) sebagai kode hanging folder

Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal.

Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut;

a) Filing Cabinet

Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.

b) Guide

Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.

c) Hanging Folder

Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.

d) Kartu Indeks

Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal ini silahkan baca jenis-jenis perlengkapan arsip.

Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut.

a) Memeriksa surat/berkas

Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh:

Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2013. Berarti identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2013.

b) Mengindeks

Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Contoh:

Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub tanggal (Maret), sub-sub tanggal (1).

c) Mengode

Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.

d) Menyortir

Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.

e) Menempatkan

Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan pada laci berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode 1. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat juga.

Prosedur penemuan kembali arsip sistem tanggal

Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah sebagai berikut.

1. Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat. Contoh Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2012. Berarti identitas arsip tersebut adalah 5 Februari 2012.
2. Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide februari didalam hanging folder 5.
Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
3. Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman arsip (lembar 2)
4. Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file

Jika identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya menggunakan kartu indeks. Adapun langkahnya adalah sebagai berikut.

1. Tentukan identitas arsip, berupa nama orang/badan/perusahaan. contoh, Arip akan meminjam arsip Retno Ismaningsih yang tidak diketahui tanggal pembuatannya. Berarti identitas arsip tersebut adalah Retno Ismaningsih.
Indekslah nama tersebut menjadi Ismaningsih, Agus.
2. Tentukan kodenya menjadi Is
3. Carilah kartu indeks di dalam laci berkode I, dibelakang guide berkode I dan hanging folder Is.
4. Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat. contoh untuk kasus diatas setelah dilihat ternyata arsip tersebut mempunyai kode surat 5 Februari 2012.
5. Ambillah arsip yang dimaksud tadi pada laci berkode 2012, dibelakang guide Februari, dalam hanging folder 5.
6. Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
7. Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).
8. Simpan lembar pinjaman arsip tersebut (lembar 3) pada ticker file.

Demikianlah proses Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Disini saya akan menambahkan jenis-jenis peralatan kearsipan yang biasa digunakan dalam penyimpanan :

Jenis-Jenis Perlengkapan Arsip
Pada kesepatan kali ini kita akan mempelajari tentang berbagai jenis perlengkapan kearsipan, setelah sebelumnya sudah pernah kita bahas mengenai Sistem Kronologis. Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat). Artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus.

Beberapa perlengkapan kearsipan adalah sebagai berikut :

1. Kartu Indeks

Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang:

a. judul/nama surat,

b. nomor surat,

c. hal surat,

d. tanggal surat,

e. kode surat,

f. kode kartu indeks.

1. Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika sistem penyimpanan menggunakan abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila si petugas atau si penyimpanlupa tentang judul/caption surat yang dipinjam. Seseorang lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.

Suatu arsip sebelum disimpan terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/peminjam harus mengetahui tentang masalah arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya, dapat langsung mencari di tempat penyimpanannya, tetapi jika tidak mengetahui, maka sebelum mencari di tempat penyimpanannya, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.

Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad (alfabetis). Perhatikan contoh dibawah ini.

Untuk menyimpan kartu indeks ini digunakan pula cardex seperti gambar dibawah ini.

2. Kartu Tunjuk Silang

Kartu ini dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm X 7.5 cm.

Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang, akan tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar diperlukan dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja.

Kriteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain sebagai berikut:

a. Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama.

Contoh:
Abdurarahman Wahid sering dipanggil dengan Gus Dur. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Dari kartu tunjuk silang tersebut, artinya arsip disimpan dengan indeks Wahid, Abdurrahman. Sedangkan nama yang lain menjadi petunjuk silangnya.

Nama yang menggunakan singkatan, dimana keduanya sama-sama terkenal/populer. Contoh: Majelis Permusyawaratan Rakyat populer dengan sebutan MPR. Surat-surat disimpan dengan indeks Permusyawaratan Rakyat, Majelis, maka MPR menjadi petunjuk silangnya.

b. Jika arsip yang disimpan pada filing cabinet mempunyai lampiran dokumen lain.

Jika arsip mempunyai lampiran dokumen lain yang tidak bisa disimpan pada laci filing cabinet karena ukurannya besar, maka dibuatkanlah kartu tunjuk silangnnya.

Contoh: Surat yang diterima dari Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika mempunyai lampiran yang berupa peta gambar keadaan Gunung Merapi.

Surat disimpan di filing cabinet, sedangkan peta disimpan pada lemari arsip, maka dibuatkan kartu tunjuk silangnya sebagai berikut.

Peta disimpan dengan indeks: Peta Gambar Keadaan Gunung Merapi.
Maka Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisikan dapat dibuatkan petunjuk silangnya.

Penyimpanan Kartu tunjuk silang menggunakan sistem alfabetis dan menggunakan laci cardex (kalau kartu tunjuk silangnya banyak). sedangkan jika kartu tunjuk silangnya sedikit maka dapat disimpan pada bagian paling belakang laci filling cabinet,dibelakang guide PS (Petunjuk Silang).

3. Lembar Pinjam Arsip (outslip)

Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar peminjan arsip, antara lain sebagai berikut.

a. sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip

b. sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam

c. sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam

d. mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan

e. sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:

a. Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam.

b. Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman

c. Lembar 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.

4. Map Pengganti (out folder)

Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder) dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi.

Perhatikan contoh out folder berikut ini.